知っているとちょっと差がつく、Googleカレンダーのショートカット活用術 #dualwork

Googleカレンダー、使っていますか?

 

視覚的に自分の予定を確認したり、社内の人とカレンダーを共有したり、会社と個人の予定を1つのカレンダーで確認したり、なにかと活躍の機会が多いGoogleカレンダー。無料で使えることも大きな魅力です。スマホアプリの快適さもあり、すでに利用者はMicrosoft Outlookを超えて世界で最も利用されているカレンダーアプリと言われています。

 

とはいえパソコンで予定の確認や入力をするのに、もっと動作の手間を簡略化できたらなぁ…と思った経験ありますよね。

 

実は、PCでちょっとしたショートカットキーを覚えておくだけで動作の手間がぐっと減るんです。今回は覚えておきたいGoogleカレンダーのショートカットキーと、意外とあなどれない「ToDoリスト」の機能についてまとめました。

 

「キーボード ショートカット」が有効か確認

Googleカレンダーでショートカットキーを使用するには、まずはショートカットキーを有効に設定しましょう。

Googleカレンダーの画面右上にある歯車マークを押し、「設定」をクリックします。

 

画面の左側にある「全般」から「キーボード ショートカット」を選択します。「キーボード ショートカットを有効にする」にチェックを入れるとことで、ショートカットが使えるようになります。

 

覚えておきたいショートカットキー

以下では、Googleカレンダーを使用する際に覚えておくと便利なショートカットキーをご紹介します。ショートカットは他にも用意されているのですが、DUAL WORK編集部として独断と偏見で

 

  • 覚えやすく
  • 頻度の高いもの

 

を中心に整理しています。正直、これだけ覚えておけばGoogleカレンダーについては十分でしょう。このいくつかのショートカットがみなさんの仕事のお役に立てば幸いです。

 

★スケジュールを見る

 

★スケジュールを作成する

 

以下に「スケジュールを見る」「スケジュールを作成する」をまとめて記載していますので、ぜひこちらもご参照ください。

 

どの機能もショートカットの頭文字にあたるアルファベットが割り振られていますので、暗記をするよりも「このボタンを押すと、どの機能が動くかな?」という感覚で操作をしていただけると慣れていくとおもいます!

 

覚えられない…となったら「?」を

ショートカットキーは覚えておくと便利な一方で、この記事を参照しながら作業するのはちょっと面倒ですよね。そこで覚えておきたい、たった一つの裏技をご紹介します。

Googleカレンダーの画面を開いた状態で「?」を押してください。そうすると、ショートカットキーの一覧が表示されます。この記事では紹介していないショートカットキーもたくさん載っているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

「ToDoリスト」を活用して、タスク管理をもっと便利に

Googleカレンダーを活用する際に「この日に終わらせたい!」といったタスクを「終日スケジュール」として管理していませんか?実はこれ、とても厄介なので今すぐ止めましょう。特にカレンダーをチームで共有している人はすぐにでも止めるべき悪習です。

 

あまり知られていないのですが、GoogleカレンダーにはToDoリストを作成できる機能もついています。(スマホからも「新規作成」→ 「タスク」としてToDoリストを作成することが可能です)この日に終わらせたいタスクは、ToDoリストで管理しましょう。

 

ToDoリストの利点は大きく4つです。

  1. 繰り返しと時間指定、リマインダもできるのでスケジューラと同じ使い方ができる
  2. 構造化して管理できるので、スケジューラよりもタスク管理に向く
  3. 自分専用のタスクとして他人に開示しなくて済む
  4. 他の人の予定調整に影響を与えない

ことです。

 

ToDoリストの使い方・作り方から見ていきましょう!

 

Googleカレンダーを開くと、画面右端に青いチェックマークのアイコンがあります。そのアイコンを押すとMy Tasksが表示されます。「タスクを追加」を押して、タスク名や詳細、時間などを入力すると、カレンダーに反映されてToDoリストとして機能します。

 

画面左下にあるマイカレンダーの「ToDoリスト」にチェックを入れると、カレンダーの日付下にもタスクが表示されます。

 

 

 

さらに、登録したタスクの右にある3点リーダー(もしくは、command + option + ↩キー)を押すと、サブタスクを追加して構造的に管理することも可能です。大きな仕事もステップを分けて、自分の中で作業を進めていきましょう。

 

登録したタスクを「完了」にすると、取り消し線が引かれるので、終わったタスク、終わってないタスクを明示的に管理できますよ!

 

 

★TO DO リストでよく使えるショートカットキー

 

複数人の予定調整をするなら、「おすすめの時間」を活用

そして、ToDoリストをチームメンバー全員が正しく使えるようになると、チームメンバー内の日程調整が楽になります。

それは、Googleカレンダーの隠れた名機能「おすすめの時間」が使えるようになるからです!(この機能についてはショートカットキーは未確認です)

 

必要なメンバーをゲストに追加した上で時間を調整すると、ゲスト覧の下に「おすすめの時間」が表示されます。それをクリックすると自動で日程調整可能な時間が算出され、自由に時間を選択することができます。実際に筆者が利用している感覚ですと、5−6名の共通の空き時間を見つける時に最もうまく機能します。特にページを翌週まで確認しなくても、先んじて来週の空き時間を調整できるなど、メリットの大きい機能です。

 

ただし、1人でも終日予定としてToDoリスト的にカレンダーに登録していると全く機能しない機能です。(笑)

 

だからこそ、チーム全員で同じようにカレンダーとToDoリストを利用していくことが、業務効率化の鍵になります。タスクをリストに入れた上で日程調整の「おすすめ時間」検索機能を活用すれば、ぐっと日程調整に割く時間を削減できますよ!

 

ショートカットキーを制するものは、時間を制す

ショートカットキーを使用することは、たった数秒の節約かもしれません。しかし、その積み重ねが仕事のスピードとストレス軽減に直結します。ぜひこの機会にショートカットキーを覚えて、Googleカレンダーを制しましょう。

 

その他、業務効率化の参考記事:

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